En cas “d’urgence”, il est maintenant possible de se passer de la relation thérapeutique pour accéder aux ordonnances dématérialisée d’un patient.
Plus besoin de lire les cartes d’identité alors?
Attention, cette fonction doit se limiter uniquement aux cas d’urgences et nécessite que vous justifiez la raison, il fera l’objet d’une surveillance par les autorités. C’est la responsabilité du pharmacien qui est engagée.
Comment faire appel à cette possibilité ?
Quand vous êtes dans la fenêtre “prescriptions dématérialisées”, Cochez “Utiliser la procédure d’exception “Break the glass”“, puis “Accepter” et choisissez une des 3 propositions. Pour le dernier choix “Autre raison”, vous devez indiquer votre justification. Terminer par Ok
Que faire si une ordonnance est signalée comme “non archivée” par votre office de tarification?
Appelez l’ordonnance dans l’ordonnancier et cliquez sur “Archiver/ RAOTD”.
Pour en savoir plus :
Qu’est-ce que l’archivage des ordonnances ?
C’est l’opération de conservation légale de 10 ans appliquées aux ordonnances électroniques. C’est donc l’équivalent des piles d’ordonnances papiers qui s’entassent dans votre cave. Notez bien que ce sont les fichiers numériques originaux qui sont envoyés pour archive; pas ce que vous encodez dans votre ordonnancier.
Toutes les ordonnances doivent-elles être archivées ?
Toutes les ordonnances électroniques, remboursées ou non, doivent être archivées. Une ordonnance manuscrite doit être archivée physiquement (comme vous le faites depuis des dizaines d’années), pas dans le RAOTD. Une ordonnance électronique contient toujours un RID dans la colonne “BEP”; une manuscrite ne contient jamais rien dans cette même colonne.
Où sont archivées ces ordonnances ?
Dans le RAOTD
Qu’est-ce que le RAOTD?
C’est un système (des serveurs dans le “cloud”) mis en place par les offices de tarification. En théorie, vous pourriez archiver vos ordonnances vous-même sur un support informatique. Mais pourriez-vous garantir leur intégrité pendant 10 ans ? Même en cas d’inondations, de problème techniques, vétusté, d’incendie, de vol,…) En pratique, le RAOTD est incontournable et est bon marché vu les services rendus. De plus, ce système met à disposition des offices les ordonnances archivées. Tout comme les ordonnances papier étaient comparées par rapport à votre fichier de tarification, il en est de même pour les ordo électroniques.
L’archivage conditionne-t-il le remboursement de l’ordonnance?
Jusqu’il y a peu; non. Bien que cela soit légalement obligatoire depuis le début de Recip-e, l’absence de l’archive d’une ordonnance ne conditionnait pas le remboursement de celle-ci. Cependant, l’inami serre maintenant la visse. On pourrait vous refuser le remboursement si l’archive ne se fait pas correctement.
Combien de temps prend l’archivage ?
Indéterminé… Bien qu’iPharma envoie pour archive dès la cloture de la vente, il faut souvent plusieurs jours pour obtenir le statut “archivé” de la part du RAOTD.
L’archivage doit il être fait avant l’envoi de mon fichier de tarification ?
Non. Comme mentionné plus haut, il faut souvent plusieurs jours pour obtenir le statut d’archivage. A notre connaissance, il n’y a pas délais fixé.
Comment se passe en pratique l’archivage dans iPharma?
iPharma, dès la clôture d’une ordonnance électronique, lance la procédure d’archivage. Cela passe par le programme icarenet. Le fonctionnement de celui-ci conditionne donc le bon archivage. Jusqu’à obtention du statut “archivé” reçu de la part du RAOTD, iPharma essayera jusqu’à 10 fois d’archiver une ordonnance. Cela, à raison d’une tentative par jour.
Voici un extrait du contenu de la soirée iPharma qui s’est tenu à Liège la semaine dernière.
Je vous y explique comment vous pouvez fluidifier votre manière de travailler avec les ordonnances électroniques.
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Petite précision : c’est le logo de la loupe qui active ou non la recherche et l’exécution automatique d’un RID lorsque vous scannez un produit. Si vous désactivez la loupe ou que vous masquez la side barre, vous repassez en mode “manuel”, comme avant.
Attention, vous êtes nombreux à vous faire surprendre. Une ordonnance électronique qui a fait l’objet d’une clôture de vente n’est plus utilisable. Peu importe la technique utilisée, ou même le programme de pharmacie utilisé.
En effet, une fois que vous avez clôturé votre vente, iPharma envoie un statut “délivré” auprès de l’inami. Cela prend quelques millisecondes… Une fois que c’est fait, l’inami ne nous permet d’aucune manière de revenir en arrière.
Important!
Donc il n’est pas possible de “rendre” ou libérer l’ordonnance pour que le patient puisse la réutiliser plus tard ou ailleurs. A bon entendeur…
Dans le même sujet, Recip-e nous informe aujourd’hui d’un changement récent qu’ils ont opéré : ils ont rendu possible la réutilisation d’un RID pour la pharmacie qui l’a délivré! Nous ne savons pas pourquoi ils ont fait cette bêtise, de surcroit, sans prévenir les softs informatiques. Car oui, c’était bien une bêtise; ils nous indiquent d’ailleurs ce 4 février qu’ils vont faire marche arrière au plus vite.
Certains d’entre vous on pu malencontreusement utiliser le même RID plusieurs fois. Ne paniquez pas, les ordonnances ne se retrouvaient pas dans la listes des ordonnances dématérialisées disponibles. Mais par contre, si vous aviez une preuve de prescription électronique que vous rescanniez plusieurs fois ou que vous retapiez le RID d’une ordonnance déjà délivrée, le serveur de Recip-e vous la présentait encore et encore…
Ils indiquent donc que dès la semaine prochaine, ils feront marche arrière. Nous avons quand même décidé de mettre en place un système empêchant ipharma d’utiliser 2 fois le même RID dans la prochaine mise-à-jour.
Dans la mise-à-jour 926, cette fenêtre recip-e ne s’ouvrira plus d’elle-même en cas d’ordonnance avec produit unique. Encore 2 clics de gagnés ! Le produit prescrit doit être substitué ? Pas de problème : scannez le produit que vous voudrez délivrer; ipharma remplacera AUTOMATIQUEMENT le produit prescrit par le produit scanné (sous réserve qu’ils soient similaires!)
Les médias propagent depuis peu tous en coeur une fausse information (ou en tout cas, incomplète et trompeuse) à propos de l’accessibilité des ordonnances. Oui, le niss du patient peut suffire, si et seulement si, la relation thérapeutique a déjà été établie entre le pharmacien et le patient. En d’autres termes, il faut avoir encodé le numéro de la carte d’identité (valide) ou avoir lu cette carte depuis le mois de juin 2021Si pas de relation thérapeutique préalable, la carte d’identité, ou au moins son numéro, est bien obligatoire.
Pour en finir une fois pour toutes avec cette légende urbaine : il n’existe PAS de plate-forme permettant aux pharmaciens d’accéder aux ordonnances électroniques sans le numéro RID (le code-barre commençant par BEP).
Peut-être que dans le futur, il pourrait en être question mais c’est tout.
Nous avons eu des retours de confrères qui avaient été confrontés à des patients déclarant que leur médecin avait “mis à disposition” l’ordonnance.
En quelque sorte, ce n’est pas totalement faux puisque l’ordonnance est stockée sur les serveurs de RECIP-e MAIS il reste indispensable de posséder le RID pour accéder à l’ordonnance.
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